Qué es un sistema administrativo y para qué sirve
Qué hace un sistema administrativo en un comercio, qué partes tiene, cómo se ve un día de una bodega llevado con uno y en qué se diferencia de un sistema contable.
Equipo de Tiva · · 6 min de lectura
Un sistema administrativo es el programa donde un negocio registra lo que pasa cada día: ventas, cobros, inventario, compras, gastos, deudas de clientes y con proveedores, y el cierre de caja. Sirve para saber en cualquier momento cuánto vendiste, cuánto tienes en mercancía y en cada cuenta, quién te debe y si el negocio está ganando dinero.
¿Qué es un sistema administrativo?
Es el lugar donde queda anotado todo lo que mueve el negocio, con una diferencia frente al cuaderno: cada registro afecta a los demás. Cuando vendes un paquete de harina, la existencia baja, el dinero entra en la cuenta donde te pagaron y la venta cuenta para el cierre del día y para la ganancia del mes. En un cuaderno, cada una de esas cosas se anota aparte, y si una se olvida, los números dejan de cuadrar.
También se le llama sistema de gestión o programa administrativo. Puede instalarse en una computadora o usarse desde el navegador, y la diferencia está explicada en sistema web o de escritorio.
¿Para qué sirve en un negocio pequeño?
Para responder sin hacer cuentas las preguntas que un dueño se hace todos los días:
| Pregunta del dueño | Dónde la responde el sistema | Guía relacionada |
|---|---|---|
| ¿Cuánto vendí hoy? | Ventas y resumen del día | Cierre de caja |
| ¿Cuadra la caja? | Cierre de caja por cuenta | Cobrar en dos monedas |
| ¿Qué se está acabando? | Inventario con mínimos | Controlar el inventario |
| ¿Quién me debe? | Cuentas por cobrar | Ventas a crédito |
| ¿Cuánto le debo al proveedor? | Cuentas por pagar | Cuentas por pagar |
| ¿Estoy ganando dinero? | Ganancia del mes | Saber si tu negocio gana |
¿Qué partes tiene un sistema administrativo?
Cada sistema las llama distinto, pero en un comercio casi siempre están estas:
| Parte | Qué registra | Ejemplo en la bodega |
|---|---|---|
| Ventas o caja | Cada venta, con sus productos, la tasa y las formas de pago | Una compra de 23,50 $ pagada con efectivo, pago móvil y punto. |
| Inventario | La existencia y el costo de cada producto, y su kardex | Quedan 58 paquetes de harina y el mínimo es 48. |
| Compras | Las facturas de los proveedores | Llegan 48 paquetes de harina a 0,90 $ cada uno. |
| Cuentas por cobrar | Lo que te deben tus clientes y sus abonos | Un cliente debe 12 $ desde el martes. |
| Cuentas por pagar | Lo que le debes a cada proveedor y cuándo vence | 147,60 $ a la distribuidora, a pagar en 15 días. |
| Gastos | Alquiler, sueldos, servicios y gastos del día | 3 $ de delivery pagados de la gaveta. |
| Cuentas y cierre | El saldo de cada gaveta y cada banco, y el cuadre del día | Gaveta en dólares, gaveta en bolívares y dos bancos. |
| Usuarios | Quién entra y qué puede hacer cada persona | La cajera vende pero no puede anular. |
| Reportes | Ventas, ganancia, inventario y deudas por periodo | Ventas del mes: 6.000 $. |
¿Cómo se ve un día de una bodega con un sistema?
Así queda un día de la bodega de ejemplo cuando todo pasa por el sistema:
- 7:00. Se abre la caja con lo que hay en cada gaveta.
- 8:30. Llega la distribuidora con 48 paquetes de harina, 40 de arroz y 24 botellas de aceite. Se registra la factura: la existencia sube y la deuda de 147,60 $ queda en cuentas por pagar, con 15 días de plazo.
- 10:00. Una venta de 23,50 $ se paga con tres formas de pago. Cada una entra en su cuenta y el vuelto se calcula solo.
- 13:00. Un cliente de confianza se lleva 12 $ a crédito. Queda anotado a su nombre, con la fecha.
- 16:00. Se pagan 3 $ de delivery con la gaveta en dólares y se anotan como gasto.
- 18:00. El arroz llega a su mínimo y aparece el aviso para pedir más.
- 20:00. Se cierra la caja. El sistema compara lo que debería haber en cada cuenta con lo que hay, y el dueño ve desde su casa si cuadró.
Sin sistema, cada uno de esos pasos se anota en un sitio distinto, o no se anota, y al final del día hay que reconstruirlo todo.
¿En qué se diferencia de un sistema contable o de un punto de venta?
Un sistema contable lleva los libros, los asientos y las declaraciones, y lo usa el contador. El administrativo lleva la operación del día y lo usa el dueño con su equipo. Muchos negocios usan los dos, y lo explicamos en sistema contable o sistema administrativo.
Un punto de venta, o POS, es la parte del sistema que se usa en el mostrador para cobrar. En Venezuela también se le dice «punto» al aparato del banco para pagar con tarjeta. Las diferencias están en qué es un punto de venta.
Tampoco emite por sí solo la factura fiscal: eso depende de que el sistema esté conectado a un medio autorizado por el SENIAT. Más en factura digital del SENIAT.
¿Qué tipos de sistema administrativo hay?
| Tipo | Cómo funciona | Para quién suele servir |
|---|---|---|
| Web | Entras desde el navegador y los datos se guardan fuera del equipo | Negocios que quieren verlo desde el teléfono o tener varias cajas o tiendas. |
| De escritorio | Se instala en una computadora del negocio | Una sola caja fija con alguien que se encargue de las copias de seguridad. |
| A medida | Lo programan para un negocio concreto | Negocios con una forma de trabajar que ningún sistema cubre. |
| ERP | Une operación, contabilidad, nómina y producción | Empresas grandes con varios departamentos. |
Cuánto cuesta cada tipo y cómo compararlos a 12 meses está en cuánto cuesta un sistema administrativo.
¿Cuándo le hace falta uno a tu negocio?
Cuando cuadrar la caja te toma más de media hora, cuando no sabes cuánto ganaste el mes pasado o cuando tienes empleados en la caja y no puedes saber quién hizo cada venta. Las señales completas y el plan para cambiar sin parar de vender están en cómo pasar del cuaderno o Excel a un sistema, y la comparación de cada opción, en cuaderno, Excel o sistema.
¿Qué es Tiva?
Tiva es un sistema administrativo web para comercios de Venezuela. Lleva la caja en dólares y bolívares con la tasa BCV del día, el inventario con kardex, las compras, las ventas a crédito, las cuentas por pagar, los gastos, el cierre de caja por cuenta y los usuarios con permisos, y tiene un asistente de IA, TivIA, al que le preguntas por tus números con tus palabras. Funciona sin internet y no instalas nada: entras desde la web.
Emite notas de entrega y recibos, no factura fiscal. Cuesta 29 $ al mes, precio final. Las funciones están en funcionalidades.
Preguntas frecuentes
El programa donde un negocio registra ventas, cobros, inventario, compras, gastos y deudas, de forma que cada registro actualiza los demás.
Para saber cuánto vendiste, si la caja cuadra, qué se está acabando, quién te debe, cuánto debes y si el negocio gana dinero, sin hacer las cuentas a mano.
En un comercio, normalmente ventas o caja, inventario, compras, cuentas por cobrar y por pagar, gastos, cuentas y cierre de caja, usuarios y reportes.
No. El administrativo lleva la operación del día y lo usa el dueño; el contable lleva los libros y las declaraciones y lo usa el contador.
Solo si está conectado a un medio autorizado por el SENIAT. Tiva emite notas de entrega y recibos, no factura fiscal.
Cuando el cuaderno ya no alcanza: la caja tarda en cuadrar, no sabes cuánto ganas o tienes empleados en la caja. Antes de eso, un cuaderno bien llevado puede servir.
Esto, Tiva lo hace solo
Ventas en dólares y bolívares con la tasa BCV, crédito, inventario y cierre de caja, aunque se vaya el internet. No instalas nada: entras desde la web.
