Cuentas por pagar a proveedores: cómo llevarlas
Qué anotar de cada factura a crédito, cómo ordenar los pagos por vencimiento, cómo pagar en bolívares una deuda en dólares y cómo cuadrar con el proveedor.
Equipo de Tiva · · 6 min de lectura
Para llevar las cuentas por pagar, anota cada compra a crédito con el proveedor, el número de factura, la fecha, el monto en dólares y el día en que vence. Ordénalas por vencimiento, revisa cada semana cuánto tienes que pagar, registra cada abono con su tasa y cuadra el saldo con el proveedor cada mes.
¿Qué son las cuentas por pagar?
Son todo lo que tu negocio debe y todavía no ha pagado: sobre todo facturas de proveedores que te dieron plazo, pero también comisiones de vendedores, servicios o un préstamo de un conocido. Son lo contrario de las cuentas por cobrar, que es lo que te deben a ti, y se explican en cómo llevar las ventas a crédito.
Cuando un proveedor te da 15 días para pagar, te está prestando la mercancía durante 15 días. Bien llevado, ese plazo te deja vender antes de pagar. Mal llevado, se juntan varias facturas en la misma semana y no hay dinero para todas.
¿Qué datos anotas de cada factura?
Estos, con una factura de ejemplo de la distribuidora que le vende víveres a la bodega:
| Dato | Ejemplo |
|---|---|
| Proveedor | Distribuidora El Lago |
| Número de factura | 4471 |
| Fecha de la factura | 14 de noviembre |
| Qué trajo | 48 harinas a 0,90 $, 40 arroces a 1,05 $ y 24 aceites a 2,60 $ |
| Monto en dólares | 147,60 $ |
| Plazo | 15 días |
| Vence | 29 de noviembre |
| Abonado | 0,00 $ |
| Saldo | 147,60 $ |
Si la factura viene en bolívares, anota también la tasa del día y el equivalente en dólares. La deuda conviene llevarla en dólares, como explicamos más abajo.
¿Cómo se ordenan los pagos?
Por fecha de vencimiento, no por proveedor. Así ves de un vistazo qué hay que pagar esta semana y la que viene. Esta es la lista de la bodega de ejemplo el 18 de noviembre:
| Proveedor | Factura | Vence | Saldo | Estado |
|---|---|---|---|---|
| Distribuidora de bebidas | 2210 | 15/11 | 96,00 $ | Vencida hace 3 días |
| Distribuidora de charcutería | 883 | 21/11 | 64,50 $ | Vence en 3 días |
| Distribuidora El Lago | 4471 | 29/11 | 147,60 $ | Vence en 11 días |
| Distribuidora de limpieza | 1502 | 05/12 | 58,20 $ | Vence en 17 días |
| Total | 366,30 $ |
Una rutina de diez minutos cada lunes basta:
- Mira qué vence esta semana y la siguiente.
- Compara ese total con el saldo de tus cuentas y con lo que esperas vender.
- Paga primero lo vencido y lo del proveedor que más necesitas que te siga despachando.
- Si no vas a llegar, llama al proveedor antes de la fecha y acuerda un abono. Avisar antes cuida el crédito.
- Anota en la lista cada pago y cada nuevo acuerdo.
¿Cómo pagas en bolívares una deuda en dólares?
Lleva la deuda en dólares y convierte el día que pagas, con la tasa que acordaste con el proveedor. Pregúntale al principio cuál usa: la oficial del BCV o la suya. Con una tasa de ejemplo de 500 Bs, un abono de 100 $ a la distribuidora son 50.000 Bs, y el saldo queda en 47,60 $.
Si la semana siguiente la tasa pasa a 510 Bs, esos 47,60 $ son 24.276 Bs. Si hubieras anotado la deuda en bolívares, tu registro diría que debes 23.800 Bs y el proveedor te pediría más. Con la deuda en dólares no hay discusión. La tasa del día está en la tasa BCV de hoy y la de fechas anteriores, en el histórico de la tasa BCV.
Anota también de qué cuenta salió el pago. Si no, al cerrar la caja esa cuenta tendrá menos dinero del que dice tu registro.
¿Cómo cuadras el saldo con el proveedor?
Una vez al mes, pídele su estado de cuenta y compáralo con tu lista, factura por factura. Las diferencias suelen venir de tres sitios:
| Diferencia | Causa común | Qué hacer |
|---|---|---|
| Él dice que debes más | Una factura que no anotaste o un abono que no te aplicó | Busca la factura o envíale la referencia del pago. |
| Tú dices que debes más | Un abono que anotaste dos veces o una devolución que él ya descontó | Revisa tus pagos del mes. |
| Hay una devolución pendiente | Le devolviste mercancía dañada y no se descontó | Pídele la nota de crédito y réstala de la factura. |
Para que no haya devoluciones pendientes, cuenta la mercancía al recibirla, delante del repartidor, y anota lo que llega roto o vencido en la misma factura.
¿Cuánto crédito de proveedores es sano?
Compara los días que te dan para pagar con los días que tardas en vender ese producto:
| Producto | Vendes al día | Lo vendes en | Plazo del proveedor | Quién financia a quién |
|---|---|---|---|---|
| Harina de maíz (48 paquetes) | 12 | 4 días | 15 días | El proveedor te financia 11 días. |
| Aceite (24 botellas) | 4 | 6 días | 15 días | El proveedor te financia 9 días. |
| Producto de poco movimiento (24 unidades) | 1 | 24 días | 15 días | Tú pagas 9 días antes de vender todo. |
Los productos que se venden antes del vencimiento se pagan con su propia venta. Los de poco movimiento se pagan con dinero de otros productos, así que conviene comprarlos en menos cantidad. Y el crédito de los proveedores no debería usarse para cubrir el alquiler o los sueldos: ese dinero ya tiene destino.
¿Qué errores son más comunes?
- Anotar la deuda en bolívares y discutir con el proveedor cuando cambia la tasa.
- Guardar las facturas en una gaveta sin anotar cuándo vencen.
- Pagar con la gaveta sin registrar la salida, y descuadrar el cierre.
- No anotar los abonos parciales y pagar dos veces la misma factura.
- Mezclar las compras de mercancía con los gastos del mes. La diferencia está en cómo controlar los gastos.
¿Cómo se llevan en Tiva?
Cuando registras una compra a proveedor y eliges «Se la debo al proveedor», la factura queda en Cuentas, Por cobrar y por pagar, con los días que te dio para pagarla. La lista se ordena por vencimiento y te dice cuántos días faltan o si ya está vencida. Al pagar eliges de qué cuenta sale; si pagas menos del total, queda como abono y el resto sigue pendiente. Si pagas desde una cuenta en bolívares, Tiva convierte con la tasa del día.
También puedes agregar a mano una deuda que no viene de una compra, con su monto y su fecha de vencimiento, y descargar el reporte de tus cuentas por pagar. En Compras ves por proveedor cuánto le has comprado, cuánto le debes y la fecha de la última compra, y en las estadísticas de finanzas, lo que le debes a cada proveedor y al personal. Funciona sin internet y no instalas nada: entras desde la web.
Preguntas frecuentes
Lo que tu negocio debe y no ha pagado todavía, sobre todo facturas de proveedores que te dieron plazo.
Las cuentas por pagar son lo que tú debes. Las cuentas por cobrar son lo que te deben tus clientes, por ejemplo por ventas a crédito.
En dólares. Conviertes a bolívares el día que pagas, con la tasa que acordaste con el proveedor.
Lo vencido y lo del proveedor que más necesitas. Si no vas a llegar a una fecha, avisa antes y acuerda un abono.
Una vez por semana para planificar los pagos, y una vez al mes para cuadrar el saldo con cada proveedor.
Sí. Las compras a crédito quedan en Por pagar, ordenadas por vencimiento, con abonos parciales y un reporte que puedes descargar.
Fuentes
- Banco Central de Venezuela, tipo de cambio oficial · consultado el 15 de noviembre de 2026
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