Cómo pasar del cuaderno o Excel a un sistema
Cuándo deja de servir el cuaderno, una comparación honesta entre cuaderno, Excel y sistemas, y un plan por semanas para cambiar sin parar de vender.
Equipo de Tiva · · 5 min de lectura
Para pasar del cuaderno o Excel a un sistema sin parar el negocio, hazlo por fases: primero carga los productos que más vendes, tus cuentas y lo que te deben tus clientes; luego vende con el sistema mientras mantienes el cuaderno una semana para comparar; y al final pasa el cierre de caja y los empleados.
¿Cuándo deja de servir el cuaderno?
El cuaderno funciona, no necesita luz ni internet y no cuesta nada. Para muchos negocios que empiezan es suficiente. Estas son las señales de que ya se quedó corto:
- Tardas más de media hora en cuadrar la caja al final del día.
- No sabes cuánto ganaste el mes pasado, solo cuánto vendiste.
- Te enteras de que se acabó un producto cuando un cliente lo pide.
- Hay clientes que te deben y no recuerdas desde cuándo.
- Tienes empleados en la caja y no puedes saber quién hizo cada venta.
- Cada vez que cambia la tasa tienes que recalcular precios a mano.
Si te reconoces en dos o tres, el tiempo que pierdes y el dinero que se escapa ya cuestan más que un sistema.
¿Qué diferencia hay entre cuaderno, Excel y un sistema?
| Cuaderno | Excel | Sistema de escritorio | Sistema web | |
|---|---|---|---|---|
| Costo para empezar | Casi nada | Casi nada si ya tienes computadora | Licencia e instalación | Suscripción mensual o anual |
| Si se va la luz | Funciona | Depende de la batería de la computadora | Depende de la batería de la computadora | Funciona en el teléfono si guarda sin conexión |
| Si se va el internet | Funciona | Funciona | Funciona | Solo si guarda las ventas sin conexión |
| Dos monedas y tasa del día | A mano | Con fórmulas que hay que mantener | Según el sistema | Según el sistema |
| Inventario que baja con cada venta | No | No, salvo que lo actualices a mano | Sí | Sí |
| Empleados con su usuario y permisos | No | Difícil | Sí, en el equipo donde está instalado | Sí, desde cualquier equipo |
| Si se pierde o se daña | Se pierde todo | Se pierde si no hay copia | Depende de la copia de seguridad | Los datos están guardados fuera del equipo |
| Ver el negocio sin estar en él | No | Solo si compartes el archivo | Normalmente no | Sí, desde el teléfono |
Excel es un buen paso intermedio y mucha gente lleva ahí su inventario. Su límite es que todo depende de que alguien lo actualice a mano, y con varias personas tocando el mismo archivo se descuadra rápido. Cada opción explicada a fondo está en cuaderno, Excel o sistema, y la diferencia entre instalar un programa y entrar desde la web, en sistema web o de escritorio.
Cuánto cuesta cada opción y cómo compararlas a 12 meses está en cuánto cuesta un sistema administrativo.
¿Cómo preparo mis datos antes de cambiar?
No hace falta pasar todo el historial. Lo que necesitas para empezar cabe en una hoja de Excel con estas columnas:
| Nombre | Código | Unidad | Costo en $ | Precio en $ | Existencia | Mínimo |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Harina de maíz 1 kg | 7591 | Paquete | 0,90 | 1,20 | 60 | 48 |
| Arroz 1 kg | 7592 | Paquete | 1,05 | 1,40 | 40 | 32 |
| Aceite 1 litro | 7593 | Botella | 2,40 | 3,20 | 24 | 28 |
Si el código no lo tienes, déjalo en blanco. Si no sabes el mínimo, ponlo después, cuando veas cuánto vendes. Cómo calcularlo está en cómo controlar el inventario de una bodega.
Para los clientes que te deben, basta con el nombre, el teléfono y el saldo de hoy en dólares. El detalle de las compras viejas puede quedarse en el cuaderno.
¿Cuál es un plan para cambiar sin parar de vender?
| Cuándo | Qué haces |
|---|---|
| Semana 1 | Cargas los 50 productos que más vendes, tus cuentas (gavetas y bancos) y los clientes que te deben con su saldo. |
| Semana 2 | Vendes con el sistema. Mantienes el cuaderno al lado solo para comparar el cierre de cada día. |
| Semana 3 | Haces el cierre de caja en el sistema, cargas el resto de productos por pasillo o por proveedor y das usuario a tus empleados. |
| Semana 4 | Dejas el cuaderno. Revisas tus primeros números: ventas, ganancia y quién te debe. |
Empieza un día tranquilo, no un sábado ni una quincena. Y elige una sola persona que conozca bien el sistema al principio, para que los demás le pregunten a ella.
¿Qué pasa con los empleados que no saben usar un sistema?
Es el miedo más común y suele durar pocos días. Lo que más ayuda es que vendan desde el primer día con lo básico: buscar el producto, cobrar y elegir la forma de pago. Los permisos para anular o dar descuentos pueden esperar. Si les das usuario propio desde el principio, cada uno aprende a su ritmo y tú ves quién necesita ayuda. Más sobre permisos en cómo evitar pérdidas en la caja con empleados.
¿Cómo se hace el cambio con Tiva?
En Tiva cargas tus productos subiendo tu planilla de Excel o CSV, o tomándole una foto a la factura del proveedor, y Tiva lee los productos con inteligencia artificial. El arranque va por fases, para que empieces a vender con lo que ya cargaste. Funciona sin internet y no instalas nada: entras desde la web, en el teléfono o la computadora que ya tienes. Si quieres ver cómo se ve antes de pagar, las demos de la web se usan sin registrarte; las funciones están en funcionalidades.
Preguntas frecuentes
No. Basta con los productos, tus cuentas y lo que te deben tus clientes hoy. El historial puede quedarse en el cuaderno.
Sí. En Tiva subes tu planilla de Excel o CSV, o le tomas una foto a la factura del proveedor y Tiva lee los productos.
Con un plan por fases, unas cuatro semanas hasta dejar el cuaderno, vendiendo con el sistema desde la segunda.
Solo una semana, para comparar los cierres. Llevar los dos más tiempo duplica el trabajo y termina en errores.
Sirve como paso intermedio, sobre todo para el inventario. Su límite es que todo se actualiza a mano y se complica con varias personas y con dos monedas.
Esto, Tiva lo hace solo
Ventas en dólares y bolívares con la tasa BCV, crédito, inventario y cierre de caja, aunque se vaya el internet. No instalas nada: entras desde la web.
