Sistema contable o sistema administrativo: diferencias
Qué lleva cada uno, quién lo usa, cuál necesita tu negocio y cómo pasarle los datos del mes al contador. Con una tabla comparativa y el caso de una bodega.
Equipo de Tiva · · 6 min de lectura
Un sistema administrativo lleva la operación diaria del negocio: ventas, caja, inventario, cobros, pagos y gastos, y lo usan el dueño y sus empleados. Un sistema contable lleva los libros, los asientos, los estados financieros y las declaraciones, y lo usa el contador. Muchos negocios usan los dos, y el administrativo le da los datos al contable.
¿Qué hace un sistema administrativo?
Registra lo que pasa en el negocio en el momento en que pasa: cada venta con sus formas de pago, cada compra al proveedor, cada gasto, cada abono de un cliente y el cierre de la caja. Su trabajo es que sepas hoy cuánto tienes, quién te debe y qué se está acabando. Lo usan el dueño, los cajeros y el encargado, varias veces al día. Lo explicamos completo en qué es un sistema administrativo.
¿Qué hace un sistema contable?
Convierte esas operaciones en registros contables: asientos con su debe y su haber, libros, balance general y estado de resultados. También prepara la información que el contador usa para las declaraciones de impuestos. Lo usa el contador o el departamento de administración, normalmente una vez al mes o al cierre de cada periodo.
En Venezuela, el artículo 32 del Código de Comercio obliga a todo comerciante a llevar el libro Diario, el libro Mayor y el libro de Inventarios (decisión del Juzgado del Municipio Diego Ibarra, Carabobo, 28 de octubre de 2008). Esos libros los lleva el contador, con o sin un sistema contable. Lo que te toca a ti según el tipo de negocio te lo dice él.
¿Cuáles son las diferencias?
| Sistema administrativo | Sistema contable | |
|---|---|---|
| Para qué sirve | Llevar el negocio día a día | Llevar los libros y cumplir con las obligaciones |
| Quién lo usa | El dueño, los cajeros, el encargado | El contador |
| Cada cuánto | Todo el día | Al cierre de cada mes o periodo |
| Qué registra | Ventas, pagos, inventario, compras, gastos, deudas | Asientos, cuentas contables, libros, estados financieros |
| Qué te responde | ¿Cuadra la caja? ¿Qué pido? ¿Quién me debe? | ¿Cuál es el resultado del ejercicio? ¿Qué se declara? |
| Qué necesita para funcionar | Que cada venta y cada gasto se registren al momento | Los datos del negocio, ordenados y completos |
La forma corta de verlo: el administrativo produce los datos y el contable los ordena según las normas. Si los datos del día están incompletos, el contador trabaja a partir de cajas de facturas y cuadernos, y tarda más.
¿Cuál necesita tu negocio?
| Tu situación | Lo que suele necesitar |
|---|---|
| Comercio pequeño que lleva sus cuentas y tiene un contador externo | Un sistema administrativo. El contador usa su propio sistema contable con los datos que le entregas. |
| Comercio con varios empleados en la caja | Un sistema administrativo con usuarios y permisos, aunque la contabilidad la lleve otra persona. |
| Contribuyente especial | Los dos, con un contador que revise cada mes. El administrativo tiene que separar el IVA y el IGTF que cobras. |
| Empresa con departamento de administración y varias sedes | Los dos conectados, o un ERP que los una. |
Si dudas, empieza por el administrativo. Sin datos diarios ordenados, ningún sistema contable te sirve, y el contador ya suele tener el suyo.
¿Cómo se pasan los datos al contador cada mes?
Con una rutina fija. Así la bodega de ejemplo prepara su mes para el contador:
- Cierra la caja todos los días, así las ventas del mes ya están sumadas: 6.000 $ en el mes.
- Registra cada compra con el proveedor, el número de factura y la fecha, el mismo día en que llega la mercancía.
- Anota cada gasto con su categoría y la cuenta de donde salió: 1.295 $ en el mes.
- El primer día hábil del mes descarga las ventas, las compras, los gastos y las cuentas por pagar del mes anterior.
- Se los envía al contador junto con las facturas de compra y las facturas fiscales emitidas.
Con eso el contador hace los asientos y las declaraciones sin tener que reconstruir el mes. Tú, mientras tanto, ya sabes si ganaste, como se ve en cómo saber si tu negocio está ganando.
¿Qué reportes le sirven al contador?
Pregúntale a tu contador qué formato prefiere. Estos son los que suele pedir, y lo que hace con cada uno:
| Reporte | Qué tiene que traer | Para qué lo usa el contador |
|---|---|---|
| Ventas del mes | Fecha, total, IVA cobrado, forma de pago y tasa de cada venta | Registrar los ingresos y el IVA que cobraste. |
| Compras del mes | Proveedor, número de factura, fecha y monto | Registrar las compras y cruzarlas con las facturas en papel o digitales. |
| Gastos por categoría | Concepto, monto, fecha y cuenta de donde salió | Clasificar los gastos del periodo. |
| Cuentas por cobrar y por pagar al cierre | Quién debe, a quién debes, montos y fechas | Saber qué está pendiente al terminar el mes. |
| Inventario valorado al cierre | Existencia y costo de cada producto | Calcular el costo de lo vendido y llevar el libro de inventarios. |
Si cada venta y cada compra ya están registradas con su fecha y su tasa, estos reportes salen en minutos. Si hay que armarlos del cuaderno, son la parte más lenta del mes.
¿Un sistema administrativo reemplaza al contador?
No. Te da tus números para decidir, pero los libros, las declaraciones y las dudas fiscales siguen siendo trabajo del contador. Lo que sí cambia es lo que le entregas: datos completos y ordenados en vez de una caja de recibos, y eso suele bajar las horas de trabajo y los errores.
¿Qué es un sistema administrativo empresarial o ERP?
ERP son las siglas en inglés de planificación de recursos empresariales. Es un sistema que une en un solo lugar la operación, la contabilidad, la nómina, la producción y a veces la logística. Tiene sentido en empresas grandes con varios departamentos. Para un comercio pequeño suele ser más de lo que necesita y más caro de poner en marcha.
¿Qué lleva Tiva y qué no?
Tiva es un sistema administrativo. Lleva las ventas en dólares y bolívares, el inventario con kardex, las compras a proveedores, las cuentas por cobrar y por pagar, los gastos y el cierre de caja. Descargas tus ventas en Excel o PDF, tu inventario en Excel y el reporte de tus cuentas por pagar, que es lo que le entregas al contador.
Tiva no lleva la contabilidad ni emite factura fiscal. Tu contador sigue con su sistema, y la factura la emites por un medio autorizado por el SENIAT, como explicamos en factura digital del SENIAT. Funciona sin internet y no instalas nada: entras desde la web.
Preguntas frecuentes
El administrativo lleva la operación diaria (ventas, caja, inventario, cobros y pagos) y lo usa el dueño. El contable lleva los libros, los asientos y las declaraciones, y lo usa el contador.
Muchos negocios usan el administrativo y dejan la contabilidad a un contador externo con su propio sistema. Lo que no conviene es no tener ninguno de los dos.
El artículo 32 del Código de Comercio exige el libro Diario, el libro Mayor y el libro de Inventarios. Qué más te toca según tu negocio te lo dice tu contador.
Las ventas, las compras con su número de factura, los gastos y las cuentas por pagar del mes, más las facturas de compra y las facturas fiscales emitidas.
No. Tiva es un sistema administrativo. Descargas tus reportes para que tu contador los use en su sistema contable.
Un sistema que une operación, contabilidad, nómina y producción en un solo lugar. Suele usarse en empresas grandes con varios departamentos.
Fuentes
Esto, Tiva lo hace solo
Ventas en dólares y bolívares con la tasa BCV, crédito, inventario y cierre de caja, aunque se vaya el internet. No instalas nada: entras desde la web.
