Cómo cobrar en dólares y bolívares sin descuadres

¿Por qué se descuadra la caja cuando cobras en dos monedas?

En Venezuela una compra de 20 $ se puede pagar con un billete de 10 $, una parte por pago móvil y el resto por punto. Si en el cuaderno queda «venta 20 $» y nada más, al final del día tienes dólares en la gaveta, bolívares en el banco y un total que no sabes cómo repartir.

Muchas veces ese descuadre sale de una venta bien cobrada que se anotó mal. Por eso la regla que lo evita es tan sencilla: cada pago se registra en la moneda en que lo recibiste y en la cuenta a la que llegó, aunque los tres pagos sean de la misma venta.

¿En qué moneda conviene poner los precios?

En dólares. El precio en dólares se mantiene mientras el bolívar se mueve, y la conversión la haces en el momento de cobrar, con la tasa de ese día. Así no tienes que cambiar etiquetas cada mañana ni vendes más barato sin darte cuenta cuando sube la tasa.

La tasa oficial la publica el Banco Central de Venezuela y la puedes consultar en la tasa BCV de hoy. Algunos negocios cobran a una tasa propia; si es tu caso, decide una sola para todo el día y úsala igual con todos los clientes.

Un ejemplo con la bodega de esta guía y una tasa de ejemplo de 500 Bs por dólar: un paquete de harina de maíz a 1,20 $ se cobra en 600 Bs. Si mañana la tasa pasa a 510 Bs, el mismo paquete se cobra en 612 Bs y la etiqueta sigue diciendo 1,20 $. Cómo fijar ese precio para no perder margen está en la guía de cómo poner precios cuando cambia la tasa.

Anota la tasa que usaste en cada venta. Si dentro de un mes revisas una venta o un cliente reclama, sabrás exactamente cuántos bolívares correspondían ese día. Si no la anotaste, puedes buscar la tasa oficial de esa fecha en el histórico de la tasa BCV; fíjate en la fecha valor, que es el día en que rige cada tasa.

¿Cómo se registra una venta con pago mixto?

Imagina que en la bodega un cliente compra por 23,50 $. Paga 10 $ en efectivo, 5.000 Bs por pago móvil y el resto con tarjeta de débito en el punto. Con la tasa de ejemplo de 500 Bs, así queda registrada:

El orden que funciona en el mostrador es este:

1. Calcula el total en dólares y su equivalente en bolívares con la tasa del día.
2. Registra el primer pago en su moneda y en su cuenta.
3. Antes de recibir el siguiente pago, mira cuánto falta en las dos monedas. En el ejemplo, después de los 10 $ faltan 13,50 $, que son 6.750 Bs.
4. Si te pagan por pago móvil, confirma que el dinero llegó a tu banco antes de entregar. El paso a paso está en cómo verificar un pago móvil.
5. Cierra la venta cuando lo que falta llegue a cero.

¿Cómo calculas el vuelto sin perder dinero?

El vuelto también sale de una cuenta concreta, y ahí es donde más se descuadran las cajas. Si una compra es de 7,40 $ y el cliente paga con un billete de 10 $, le debes 2,60 $. Si no tienes sencillo en dólares y se lo das en bolívares, con la tasa de ejemplo son 1.300 Bs que salen de la gaveta en bolívares o de tu banco por pago móvil.

Anota esa salida en la cuenta de donde salió. Si no la anotas, al cerrar la gaveta en bolívares tendrá 1.300 Bs menos de lo que dice tu registro y vas a pensar que falta dinero.

Decide también una regla de redondeo y aplícala siempre igual, por ejemplo redondear el vuelto en bolívares a la decena más cercana. Redondear a ojo, distinto con cada cliente, deja diferencias pequeñas que al final del mes suman.

¿Qué hace falta para que la caja cuadre al final del día?

Una cuenta por cada sitio donde entra dinero: la gaveta en dólares, la gaveta en bolívares, cada banco, el Zelle si lo usas. Al cerrar comparas lo que deberías tener en cada una con lo que tienes, y cada una en su moneda. Este es un cierre de ejemplo de la bodega:

El faltante de 1.300 Bs coincide con el vuelto del ejemplo anterior que no se anotó. Como cada cuenta se revisa por separado, la diferencia aparece en la cuenta exacta y es fácil encontrarla. Si hubieras pasado todo a dólares y sumado un solo total, esos 2,60 $ se habrían mezclado con el resto. Las causas más comunes de un descuadre y cómo buscarlas están en la guía del cierre de caja.

¿Qué pasa con el IGTF cuando te pagan en divisas?

Si tu negocio es contribuyente especial ante el SENIAT, sobre la parte que te pagan en divisas se cobra el IGTF del 3 %. En el ejemplo, solo los 10 $ en efectivo; los bolívares del pago móvil y del punto no llevan ese 3 %. Si no eres contribuyente especial, en principio no lo cobras. Lo explicamos con las normas y su Gaceta en qué es el IGTF y cómo se calcula, y puedes hacer la cuenta en la calculadora de IGTF. Confirma tu caso con tu contador.

¿Cómo lo lleva Tiva?

En la caja de Tiva la tasa BCV del día ya viene puesta, cada forma de pago entra en la cuenta que le asignaste y, mientras cobras, ves lo que falta y el vuelto en dólares y en bolívares. Al cerrar, el cierre de caja te muestra la diferencia de cada cuenta en su moneda.