Cuaderno, Excel o sistema administrativo: qué le conviene a tu negocio

¿Cuándo deja de servir el cuaderno?

El cuaderno funciona mientras puedas revisarlo de un vistazo. Es gratis, cualquiera sabe usarlo y no se apaga cuando se va la luz. Para muchos negocios pequeños es la herramienta correcta y no hace falta cambiarla.

Estas son las señales de que se quedó corto:

• Tienes varias páginas de clientes que te deben y ya no sabes qué abono corresponde a qué compra.
• Al cerrar el día la caja no cuadra y no encuentras dónde está la diferencia.
• Te enteras de que algo se acabó cuando un cliente te lo pide.
• Cambias los precios a mano cada vez que se mueve la tasa.
• Otra persona atiende la caja cuando tú no estás.
• Quieres saber si el negocio está ganando y no tienes de dónde sacarlo.

Si te pasa una sola, quizá basta con ordenar el cuaderno. Si te pasan varias, te está costando dinero. Para la caja, mira cómo hacer el cierre de caja, y para las deudas, cómo llevar las ventas a crédito.

Si me quedo con el cuaderno, ¿cómo lo llevo mejor?

Si el cuaderno te alcanza, estas costumbres evitan la mayoría de los descuadres:

• Separa el cuaderno por partes: ventas del día, clientes que te deben y gastos. No mezcles todo en la misma página.
• Escribe la tasa del día arriba de cada página, para saber después con qué tasa se hizo cada venta en bolívares.
• Anota cada venta con su forma de pago: efectivo en dólares, efectivo en bolívares, pago móvil o punto.
• Cierra cada día sumando por forma de pago y compara con lo que hay en la gaveta y en el banco.
• Cuenta una parte del inventario cada semana en vez de todo de una vez.

¿Excel sirve para el inventario y las ventas a crédito?

Sirve, con una condición: que alguien actualice la hoja después de cada venta, cada compra y cada abono. Excel no se entera solo de nada. Si un día no se anota, la existencia y los saldos quedan mal y nadie lo nota hasta que cuentas.

Tiene otros límites. Dos personas no llenan la misma hoja a la vez sin pisarse, cualquiera que abra el archivo puede borrar una fórmula o ver tus números, y la tasa del día la tienes que copiar tú cada mañana.

Donde Excel gana es en los reportes a tu medida y en las planillas para el contador. Por eso muchos sistemas, Tiva incluido, exportan las ventas y el inventario a Excel: llevas el día a día en el sistema y analizas en la hoja.

¿Excel lleva bien los dólares y los bolívares?

Los lleva si lo armas con cuidado. El error más común es poner la tasa en una sola celda y calcular todas las ventas con ella: cuando la cambias por la tasa de hoy, también cambian en bolívares las ventas de ayer y de la semana pasada, y el cierre de esos días deja de cuadrar.

Para evitarlo, guarda en cada venta la tasa con la que se hizo y el monto en las dos monedas, ya calculado. Si te pagan una parte en dólares y otra por pago móvil, anota cada pago en su fila. La tasa oficial del día la tienes en Tasa BCV hoy.

¿Qué gano con un sistema y qué me cuesta empezar?

Ganas que las cuentas se hagan en el momento de la venta: el total en dólares y bolívares, el vuelto, lo que baja del inventario y lo que queda debiendo el cliente. Al cerrar, ves si la caja cuadra cuenta por cuenta, sin sumar.

Lo que te cuesta es la mensualidad, cargar tus productos al principio y unos días para que tú y tus empleados se acostumbren. También dependes de un equipo con batería: si se va la luz y no tienes un teléfono, una tablet o una laptop cargada, el cuaderno te gana.

Con Tiva, si se va el internet sigues vendiendo y cobrando, y todo se sube solo cuando vuelve la conexión. No instalas nada: entras desde la web. Lo puedes ver en Sin internet.

¿Sistema de escritorio o sistema web?

El de escritorio se instala en una computadora y tus datos viven en ella. El web se abre en el navegador de cualquier equipo y tus datos están en un servidor, así que puedes ver el negocio desde el teléfono y no pierdes nada si se daña el PC. Lo explicamos punto por punto en sistema web o de escritorio.

¿Cómo paso lo que tengo en el cuaderno o en Excel a un sistema?

Sin parar de vender, en este orden:

1. Ordena tu lista de productos en una hoja: nombre, código si lo tienes, costo, precio y existencia.
2. Cuenta lo que hay de verdad en el estante antes de cargar. La existencia de la hoja casi nunca coincide. Te ayuda cómo controlar el inventario.
3. Carga la lista. En Tiva subes tu planilla de Excel o CSV, o le tomas una foto a la factura del proveedor y Tiva lee los productos.
4. Pasa lo que te debe cada cliente hoy, con su nombre y su saldo.
5. Empieza un día flojo y, si te da tranquilidad, lleva el cuaderno en paralelo la primera semana.

¿Cuánto cuesta un sistema administrativo?

Depende del tipo. Los de escritorio suelen cobrar una licencia por equipo y aparte la instalación, el soporte o las versiones nuevas. Los web cobran una mensualidad que incluye las actualizaciones, y algunos cobran por usuario o por tienda.

Para comparar, suma lo que pagarías en un año, cuántos equipos y usuarios incluye y si el soporte va aparte.

Tiva cuesta 29 $ al mes, precio final sin IVA, con usuarios y tiendas sin límite. Las opciones trimestral y anual están en precios. Se paga en bolívares a la tasa BCV del día, por pago móvil.

¿Cuál me conviene a mí?

Una regla simple para decidir:

• Cuaderno: pocos productos, casi todo al contado y solo tú en la caja.
• Excel: un solo punto de venta, alguien ordenado que la actualice cada día y necesidad de reportes a tu medida.
• Sistema administrativo: ventas a crédito, mucho inventario, empleados en la caja o pagos mezclados en dólares y bolívares.

Si quieres saber cuánto te deja el negocio con lo que llevas hoy, empieza por cómo saber si tu negocio está ganando. Y para convertir precios, tienes la tasa BCV de hoy y la calculadora de IGTF.