Cómo controlar el inventario de una bodega
Por dónde empezar, cómo calcular el mínimo de cada producto, cada cuánto contar y cuánto dinero tienes en mercancía. Con ejemplos de una bodega.
Equipo de Tiva · Publicado el 11 de noviembre de 2026 · · 5 min de lectura
Para controlar el inventario de una bodega, empieza por los productos que más vendes, haz que cada venta descuente la existencia y cada compra la sume, ponle a cada producto un mínimo para reponer a tiempo, cuenta los productos de más movimiento una vez al mes y registra cada salida que no sea venta con su motivo.
¿Por dónde empiezo a controlar el inventario?
Por lo que más vendes. No hace falta cargar los 600 productos de la bodega el primer día. Haz una lista de los 50 que más salen, cuéntalos y anota cuántos tienes y cuánto te costó cada uno. Con eso ya controlas la mayor parte del dinero que tienes en mercancía, y el resto lo agregas poco a poco, por pasillo o por proveedor.
Para cada producto anota: el nombre como lo buscas en el mostrador, la unidad en que lo vendes (unidad, kilo, paquete), el costo en dólares, el precio de venta y la existencia. Si ya lo tienes en una hoja de Excel, sirve como punto de partida. Cómo hacer ese paso sin parar el negocio está en cómo pasar del cuaderno o Excel a un sistema.
¿Cómo se mantiene el inventario al día?
Cada venta tiene que descontar la existencia en el momento, y cada compra al proveedor tiene que sumarla. Si el inventario se actualiza a mano al final del día o de la semana, siempre va atrasado, y un inventario atrasado no te sirve para decidir qué comprar.
Las salidas que no son ventas también se registran: lo que se dañó, lo que venció, lo que tomaste para la casa, lo que se regaló. Cada una con su motivo. Si no, aparecen como faltantes en el conteo y no sabes si es un error, una pérdida o un robo. El registro de todas esas entradas y salidas, producto por producto, se llama kardex, y lo explicamos en qué es un kardex y cómo llevarlo.
¿Cómo se calcula el mínimo de cada producto?
El mínimo es la cantidad a la que tienes que pedir mercancía para no quedarte sin ella mientras llega. Una forma sencilla de calcularlo:
- Mira cuántas unidades vendes en un día normal.
- Multiplícalas por los días que tarda el proveedor en traerte el pedido.
- Suma un colchón de uno o dos días por si se retrasa o se vende más.
Ejemplos con productos de la bodega de ejemplo:
| Producto | Vendes al día | Tarda el proveedor | Colchón | Mínimo |
|---|---|---|---|---|
| Harina de maíz 1 kg | 12 paquetes | 3 días | 1 día (12) | 48 paquetes |
| Arroz 1 kg | 8 paquetes | 3 días | 1 día (8) | 32 paquetes |
| Aceite 1 litro | 4 botellas | 5 días | 2 días (8) | 28 botellas |
| Refresco 2 litros | 10 botellas | 2 días | 1 día (10) | 30 botellas |
Cuando un producto llega a su mínimo, es hora de comprar. Si esperas a que se acabe, pierdes las ventas de los días que tarda el pedido.
¿Cada cuánto hay que contar el inventario?
Los productos que más se mueven y los de más valor, una vez al mes. El resto, cada dos o tres meses. Contar todo de una vez cansa y obliga a cerrar; contar por partes, un pasillo por semana, se hace en una tarde tranquila.
Cuando cuentes, compara con lo que dice tu inventario. Si no coincide, primero busca el motivo: una venta mal registrada, una compra que no se cargó, una salida sin anotar. Después ajusta la existencia y anota por qué la ajustaste. Si siempre faltan los mismos productos, ahí tienes que mirar con más cuidado.
¿Cuánto dinero tengo en mercancía?
Multiplica la existencia de cada producto por lo que te costó y suma. Ese número es dinero parado en el estante. En la bodega de ejemplo:
| Producto | Existencia | Costo unitario | Valor a costo |
|---|---|---|---|
| Harina de maíz 1 kg | 60 | 0,90 $ | 54,00 $ |
| Arroz 1 kg | 40 | 1,05 $ | 42,00 $ |
| Aceite 1 litro | 24 | 2,40 $ | 57,60 $ |
| Total de estos tres | 153,60 $ |
Si ese valor crece mes a mes mientras las ventas siguen iguales, estás comprando más de lo que vendes y tu efectivo se está quedando en el estante. Si baja mucho, puede que te estés quedando sin lo que el cliente busca.
¿Qué cambia con dos monedas y la tasa?
Lleva los costos en dólares. Si compras en bolívares, convierte el costo a dólares con la tasa del día de la compra y guárdalo así. Si el costo queda en bolívares, al mes siguiente parece más barato de lo que fue y calculas mal tu ganancia. Cómo pasar de ese costo a un precio que no pierda margen está en cómo poner precios cuando cambia la tasa.
¿Cómo lo lleva Tiva?
En el inventario de Tiva cada venta descuenta la existencia y cada compra a proveedor la suma, le pones un mínimo a cada producto y te avisa cuando llega, y ves el valor de tu mercancía a costo y a precio de venta. Cada movimiento queda en el kardex del producto con su motivo, la fecha y quién lo hizo. Para empezar puedes cargar tus productos desde una planilla de Excel o con la foto de la factura del proveedor.
Preguntas frecuentes
No. Empieza con los 50 que más vendes y ve agregando el resto por pasillo o por proveedor. También puedes partir de una planilla de Excel que ya tengas.
Los productos que más se mueven y los de más valor, una vez al mes. El resto puede contarse cada dos o tres meses, por partes.
Multiplica lo que vendes al día por los días que tarda el proveedor y súmale uno o dos días de colchón. Cuando la existencia llega a ese número, pides.
Regístrala como salida con su motivo. Así no aparece como faltante en el conteo y sabes cuánto te cuesta cada mes.
En dólares. Si compraste en bolívares, conviértelo con la tasa del día de la compra para que el costo no pierda valor en tus cuentas.
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