Cómo elegir un sistema administrativo para tu negocio
Qué anotar antes de ver ningún sistema, los criterios en orden, cómo probarlo con tus productos y una tabla para decidir entre dos opciones. Sin rankings.
Equipo de Tiva · · 8 min de lectura
Para elegir un sistema administrativo, anota primero las tareas que hoy te quitan más tiempo o dinero, descarta los sistemas que no las resuelven y prueba los que quedan con tus productos, tus formas de pago y tus empleados. Después compara lo que pagarías en 12 meses y cómo te llevas tus datos si un día te vas.
¿Por qué no sirve buscar «el mejor sistema administrativo»?
Porque cada negocio necesita cosas distintas. Una bodega con 600 productos y clientes que compran a crédito necesita un inventario que baje solo y una lista de deudores. Un local de comida rápida necesita cobrar en dos toques y descontar los ingredientes de cada hamburguesa. Un sistema que le sirve a uno puede sobrarle o quedarle corto al otro.
Los rankings que aparecen en internet suelen estar escritos por alguno de los sistemas que salen en la lista. Úsalos para saber qué opciones existen, pero decide con tu propia lista de tareas y con una prueba hecha en tu mostrador.
¿Qué tienes que anotar antes de ver ningún sistema?
Una lista corta de problemas reales, cada uno con lo que el sistema tendría que hacer y cómo vas a comprobarlo. Así llegas a cada demostración con preguntas concretas y no con una lista de funciones que suenan bien. Este es un ejemplo para la bodega de nuestras guías:
| Problema de hoy | Lo que tiene que hacer el sistema | Cómo lo compruebas en la prueba |
|---|---|---|
| La caja no cuadra al cerrar | Mandar cada pago a su cuenta y cerrar cuenta por cuenta | Haces una venta pagada en dólares, pago móvil y punto, y luego un cierre |
| Te enteras de que algo se acabó cuando el cliente lo pide | Un mínimo por producto y un aviso al llegar | Pones un mínimo de 48 a la harina y vendes hasta llegar a él |
| No sabes quién te debe ni desde cuándo | Ventas a crédito con abonos por cliente | Registras una venta a crédito y un abono parcial |
| Un empleado anula ventas sin avisar | Usuarios con permisos | Creas un usuario sin permiso para anular e intentas anular con él |
| Se va la luz o el internet y paras de vender | Seguir vendiendo sin conexión | Desconectas el wifi y haces tres ventas |
| Cada mañana recalculas precios con la tasa | Traer la tasa del día y convertir solo | Miras si la tasa aparece sin que la escribas |
Tres o cuatro filas bastan. Si un sistema falla en la primera fila de tu lista, no importa lo bien que haga el resto.
¿Qué criterios importan y en qué orden?
Revisa cada opción en este orden. Si una falla en un punto de arriba, no hace falta seguir con los de abajo:
- Que resuelva las tareas de tu lista, probadas con tus datos y no con un ejemplo armado por el vendedor.
- Que lo pueda usar la persona que está en el mostrador. Cuenta cuántos toques hace falta para cobrar una venta normal y pídele a tu empleado que lo intente sin ayuda.
- Que siga funcionando cuando falla la conexión o la luz, y que lo que vendiste en ese rato no se pierda ni se registre dos veces.
- Que tus datos estén guardados fuera del equipo y que puedas descargarlos en Excel cuando quieras.
- Lo que cuesta en 12 meses, con todo incluido: usuarios, tiendas, instalación, equipos e impuestos. Cómo hacer esa cuenta está en cuánto cuesta un sistema administrativo.
- Cómo es el soporte: por qué canal, en qué horario y en cuánto tiempo responden.
- Que pueda crecer contigo: más empleados, otra caja u otra tienda sin cambiar de sistema.
El tercer y el cuarto punto dependen mucho de si el sistema se instala en una computadora o se usa desde la web. La comparación completa está en sistema web o de escritorio.
¿Qué cambia según el tipo de negocio?
Los criterios son los mismos, pero el peso de cada uno cambia con lo que vendes:
| Negocio | Lo que más pesa | La pregunta que tienes que hacer |
|---|---|---|
| Bodega o abasto | Muchos productos de poco valor y ventas a crédito | ¿Cuánto tardo en encontrar un producto y cobrarlo con la cola llena? |
| Ferretería | Miles de referencias y contratistas que pagan después | ¿Busca por código y por nombre, y lleva el crédito de cada cliente? |
| Comida rápida o restaurante | Rapidez, mesas y recetas | ¿Descuenta los ingredientes de cada plato que vendo? |
| Farmacia | Fechas de vencimiento | ¿Me avisa de lo que está por vencer? |
| Tienda de ropa | Tallas y colores | ¿Puedo llevar cada talla de un mismo modelo por separado? |
| Servicios | Trabajos que se cobran por partes | ¿Lleva los abonos y lo que falta por cobrar de cada cliente? |
¿Cómo se prueba un sistema antes de pagar?
Dedica una tarde tranquila, no un sábado ni una quincena, y haz la prueba con lo que pasa de verdad en tu negocio:
- Carga 10 productos reales, con su costo y su precio en dólares.
- Haz cinco ventas como las de un día normal, y que una de ellas se pague con dos o tres formas de pago.
- Anula una venta y comprueba que la mercancía vuelve al inventario.
- Registra una compra al proveedor y mira que la existencia sube.
- Haz un cierre de caja y revisa si te dice en qué cuenta sobra o falta.
- Pídele a un empleado que venda sin que le expliques nada y mira dónde se traba.
- Quita la conexión, vende y vuelve a conectar. Revisa que las ventas aparezcan una sola vez.
- Descarga un reporte en Excel y ábrelo.
Si el proveedor no te deja probar con tus propios productos, pídele al menos una demostración en vivo donde tú decides qué venta se hace.
¿Qué señales deberían hacerte dudar?
| Señal | Por qué importa |
|---|---|
| No te dicen si el precio lleva el IVA aparte | Lo que pagas cada mes puede ser un 16 % más de lo que viste. |
| El costo por usuario o por caja aparece después | El precio cambia en cuanto contratas a alguien o abres otra caja. |
| No puedes descargar tus datos | Si un día te quieres ir, empiezas de cero. |
| La demostración siempre usa datos de ejemplo | No sabes cómo se comporta con tus productos y tus formas de pago. |
| Hace falta un técnico o un equipo especial para empezar | Suma costos y te hace depender de una persona o de un aparato. |
| Contrato largo sin forma de probar antes | Pagas meses por algo que quizá no te sirve. |
| Nadie responde en tu horario de trabajo | Los problemas de la caja pasan cuando el negocio está abierto. |
¿Cómo decides entre dos opciones parecidas?
Con una tabla de puntos. Dale a cada criterio un peso según lo que importa en tu negocio, califica cada sistema del 1 al 5 y multiplica. Este es un ejemplo con los pesos que usaría la bodega; las calificaciones son inventadas para mostrar la cuenta:
| Criterio | Peso | Opción A (1 a 5) | Opción B (1 a 5) |
|---|---|---|---|
| Resuelve las tareas de tu lista | 30 % | 4 → 1,20 | 5 → 1,50 |
| Fácil para quien está en el mostrador | 20 % | 5 → 1,00 | 3 → 0,60 |
| Funciona sin conexión | 15 % | 2 → 0,30 | 5 → 0,75 |
| Costo en 12 meses | 15 % | 4 → 0,60 | 4 → 0,60 |
| Tus datos guardados y descargables | 10 % | 3 → 0,30 | 4 → 0,40 |
| Soporte en tu horario | 10 % | 4 → 0,40 | 3 → 0,30 |
| Total | 100 % | 3,80 | 4,15 |
La tabla no decide por ti, pero te obliga a poner por escrito qué te importa. Si dos opciones quedan muy cerca, elige la que tu empleado usó con menos dudas.
¿Dónde encaja Tiva?
Tiva es un sistema administrativo para comercios pequeños y medianos de Venezuela. Lleva la caja en dólares y bolívares con la tasa BCV del día, el inventario con kardex, las compras a proveedores, las ventas a crédito, los gastos, el cierre de caja por cuenta y los usuarios con permisos. Funciona sin internet y no instalas nada: entras desde la web, en el teléfono o la computadora que ya tienes.
Tiene un solo plan de 29 $ al mes, precio final, sin límite de usuarios ni de tiendas. No hay prueba gratis: puedes usar las demos de la web sin registrarte antes de pagar. Tiva no emite factura fiscal; si tu negocio la necesita, tienes que usar un medio autorizado por el SENIAT. Todas las funciones están en funcionalidades y el precio en precios.
Si tu negocio es venezolano, los criterios propios del país (tasa, pago móvil, IGTF, factura) están en qué buscar en un sistema administrativo en Venezuela.
Preguntas frecuentes
El que resuelve las tareas que hoy te quitan tiempo o dinero, lo puede usar tu empleado sin ayuda y cuesta lo que puedes pagar en 12 meses. Para saberlo hay que probarlo con tus productos.
Una o dos semanas si llegas con tu lista de tareas. Prueba dos o tres opciones con los mismos pasos y compáralas con una tabla de puntos.
Depende del sistema. Los de escritorio se instalan en una computadora. Los sistemas web, como Tiva, se usan desde el navegador del teléfono, la tableta o la computadora.
Pregúntalo antes de pagar. Lo sano es poder descargar tus ventas, tus productos y tus clientes en Excel. En Tiva descargas tus ventas y tu inventario en Excel.
Solo si ningún sistema hace la tarea que más pesa en tu negocio. Un sistema a medida cuesta el desarrollo y cada cambio posterior, y depende de quien lo programó.
Sí, con las demos de la web, que se usan sin registrarte. No hay prueba gratis de la cuenta completa.
Esto, Tiva lo hace solo
Ventas en dólares y bolívares con la tasa BCV, crédito, inventario y cierre de caja, aunque se vaya el internet. No instalas nada: entras desde la web.
