Cómo hacer el inventario inicial de un negocio

¿Qué es el inventario inicial y para qué sirve?

Es la foto de toda la mercancía que tienes en el momento en que empiezas a controlar el inventario: cuántas unidades hay de cada producto y cuánto te costaron. Es la primera línea del kardex de cada producto, la «existencia inicial», y todo lo que pase después se suma o se resta desde ahí.

Sin un inventario inicial bien hecho, los conteos que hagas después no tienen con qué compararse. Si dentro de un mes faltan seis botellas de aceite, no sabrás si se perdieron o si nunca estuvieron. Si llevas contabilidad formal, tu contador también lo necesita para el libro de inventarios, que exige el artículo 32 del Código de Comercio.

¿Qué preparas antes de contar?

1. Elige el día y la hora de corte: antes de abrir o después de cerrar, un día de poco movimiento. Lo que se venda después de esa hora ya va contra el inventario.
2. Divide el negocio en zonas: pasillo 1, pasillo 2, nevera, depósito, mostrador. Cada zona se cuenta completa antes de pasar a la siguiente.
3. Prepara una hoja por zona con las columnas de la tabla de más abajo.
4. Separa en una caja lo dañado y lo vencido. Se anota aparte, no como mercancía para vender.
5. Pide a los proveedores que no entreguen durante el conteo, o deja lo que llegue sin abrir hasta terminar.
6. Cuenta de a dos: una persona cuenta en voz alta y la otra anota.

En una bodega de 600 productos, contar por zonas permite repartir el trabajo en dos o tres jornadas tranquilas en vez de cerrar un día entero.

¿Cómo se cuenta, paso a paso?

1. Empieza por un extremo de la zona y avanza de izquierda a derecha y de arriba abajo, siempre igual.
2. Cuenta por la unidad en que vendes. Una caja cerrada de 24 botellas de aceite son 24 botellas, no una caja.
3. Abre o pesa lo que esté empezado, y anótalo en la unidad en que lo vendes.
4. Marca la zona como contada y pasa a la siguiente.
5. Vuelve a contar los productos de más valor o los que dieron un número raro.
6. Junta las hojas y revisa que ningún producto aparezca dos veces con nombres distintos.

¿Qué datos anotas de cada producto?

Estos son los datos que necesitas, con cinco productos de la bodega de ejemplo:

El nombre tiene que ser el que usas al buscar el producto en el mostrador. La unidad, la que usas al venderlo. El mínimo lo puedes dejar para después: cómo calcularlo está en cómo controlar el inventario de una bodega.

¿Qué costo pones si compraste en bolívares o a varios precios?

Pon el costo en dólares, siempre. Si la factura vino en bolívares, divide el monto entre la tasa del día de esa compra. Con una tasa de ejemplo de 500 Bs, una caja de 24 botellas de aceite que costó 31.200 Bs son 62,40 $, es decir 2,60 $ por botella.

Si compraste el mismo producto a precios distintos, usa el costo promedio. De las 36 latas de atún, 24 las compraste a 1,10 $ y 12 a 1,25 $:

1. 24 latas × 1,10 $ = 26,40 $.
2. 12 latas × 1,25 $ = 15,00 $.
3. En total, 41,40 $ por 36 latas.
4. 41,40 $ ÷ 36 = 1,15 $ por lata. Ese es el costo que anotas.

Si no encuentras la factura, usa el costo de la última compra o pregúntale al proveedor cuánto te lo vende hoy. Es mejor un costo aproximado que dejar la casilla vacía. Más sobre el costo promedio en qué es un kardex.

¿Cuánto vale tu inventario inicial?

Multiplica la cantidad de cada producto por su costo y suma. Haz lo mismo con el precio de venta para ver cuánto podrías vender con esa mercancía:

Con los 600 productos, la bodega de ejemplo tiene unos 5.400 $ en mercancía a costo. Como vende unos 4.500 $ a costo al mes, eso son unos 36 días de venta parados en el estante. Ese número es el que conviene vigilar: si sube mes a mes mientras las ventas siguen iguales, estás comprando más de lo que vendes.

¿Qué errores dañan el inventario inicial?

¿Qué haces después del primer conteo?

Desde la hora de corte, cada venta descuenta, cada compra suma y cada salida que no es venta se registra con su motivo. Cuatro semanas después, cuenta de nuevo los 50 productos que más vendes y compara con lo que dice tu registro. Si hay diferencias, busca el motivo antes de ajustar: así es como se encuentra la merma.

Si lo vas a llevar en una hoja de cálculo, la estructura está en cómo llevar el inventario en Excel.

¿Cómo se carga el inventario inicial en Tiva?

En el inventario de Tiva descargas una plantilla de Excel con las columnas que pide: tipo, nombre, categoría, unidad, cantidad, costo unitario y precio de venta, más otras opcionales como el código, el stock de seguridad o la ubicación. La plantilla marca con ✓ o ✗ si falta algún dato obligatorio antes de subirla. También puedes cargar productos con la foto de la factura del proveedor y revisarlos antes de guardar.

Tú eliges cómo se calcula el costo: primero en entrar, primero en salir, o promedio ponderado. Desde ahí, cada venta, compra o salida queda en el kardex del producto con su motivo, la fecha y quién la hizo. Funciona sin internet y no instalas nada: entras desde la web.