Cómo llevar el inventario en Excel

¿Sirve Excel para llevar un inventario?

Sí, para empezar. Si tienes pocos productos, una sola persona lo actualiza y anotas los movimientos cada día, una hoja bien armada te dice cuánto tienes, cuánto vale y qué hay que pedir. El problema de la mayoría de los inventarios en Excel está en cómo se arman: una sola hoja donde se sobrescribe la existencia, sin historial, y a la semana nadie sabe por qué el número es el que es.

Esta guía arma la hoja de forma que cada número tenga su origen. Si todavía estás decidiendo entre cuaderno, Excel o un sistema, la comparación está en cuaderno, Excel o sistema.

¿Qué hojas y columnas necesita?

Tres hojas en el mismo archivo. La primera, Productos, tiene una fila por producto y no se toca salvo para agregar productos o cambiar precios:

La segunda, Movimientos, tiene una fila por cada cosa que entra o sale. Nunca se borra nada; si hubo un error, se agrega una fila que lo corrige:

La tercera, Existencias, se calcula sola a partir de las otras dos. Es la que miras para decidir.

¿Qué fórmulas usar?

Estas fórmulas van en la hoja Existencias, con el código en la columna A. Están escritas para Excel en español con punto y coma; si tu Excel usa comas, cámbialas:

1. Nombre del producto: =BUSCARV(A2;Productos!A:F;2;FALSO)
2. Existencia: =SUMAR.SI(Movimientos!B:B;A2;Movimientos!D:D)-SUMAR.SI(Movimientos!B:B;A2;Movimientos!E:E)
3. Costo: =BUSCARV(A2;Productos!A:F;4;FALSO)
4. Valor a costo: =C2*D2, es decir, existencia por costo.
5. Mínimo: =BUSCARV(A2;Productos!A:F;6;FALSO)
6. Estado: =SI(C2<=F2;"Pedir";"")

Con los movimientos del ejemplo, la harina queda así: 60 + 48 − 12 − 1 = 95 paquetes, que valen 85,50 $ a costo. Está por encima del mínimo de 48, así que la columna Estado queda vacía. Si quieres que se vea a simple vista, aplica un formato condicional que pinte de rojo las filas donde diga «Pedir».

¿Cómo se registran las entradas y las salidas?

1. Una fila por movimiento. Si llega una compra con diez productos, son diez filas.
2. Nunca escribas la existencia a mano: la calcula la hoja Existencias.
3. Usa siempre los mismos motivos. Ponlos en una lista desplegable con Datos, Validación de datos, Lista: Existencia inicial, Compra, Venta, Devolución de cliente, Merma o daño, Vencido, Consumo interno, Ajuste de conteo.
4. Las ventas se anotan al cerrar el día, con el total vendido de cada producto.
5. Las compras se anotan el día que llega la mercancía, con el proveedor y el número de factura en la nota.
6. Cuando cuentes y no coincida, agrega una fila de Ajuste de conteo por la diferencia, con la fecha del conteo.

Con los motivos fijos puedes sumar a fin de mes cuánto se dañó, cuánto se venció y cuánto faltó sin explicación. El método para usar esos números está en qué es un kardex.

¿Cómo se lleva el costo en dólares con la tasa?

Agrega a Movimientos dos columnas para las compras en bolívares: Monto en Bs y Tasa. El costo unitario en dólares es =MontoBs/Tasa/Cantidad. Con una tasa de ejemplo de 500 Bs, 24 botellas de aceite por 31.200 Bs dan 2,60 $ cada una.

Cuando el costo cambia, actualízalo en la hoja Productos para que el valor y tus precios usen el último. Si quieres el costo promedio, como en un kardex, necesitas una columna más por movimiento con el valor acumulado, y la hoja empieza a complicarse. Ahí suele estar el límite práctico de Excel. Para los precios, el cálculo con el costo de reposición está en cómo poner precios cuando cambia la tasa.

¿Cómo evitas que la hoja se dañe o se pierda?

Un archivo de inventario se daña casi siempre por lo mismo: alguien borra una fila, pega encima de una fórmula o guarda una copia vieja sobre la nueva. Estas costumbres lo evitan:

1. Protege la hoja Existencias con Revisar, Proteger hoja, para que nadie escriba encima de las fórmulas.
2. Que una sola persona anote los movimientos. Si son dos, que nunca abran el archivo a la vez.
3. Guarda una copia cada semana fuera de la computadora, en un correo o en la nube, con la fecha en el nombre del archivo.
4. No borres filas de Movimientos. Si una está mal, agrega otra que la corrija y explícalo en la nota.
5. Una vez al mes, compara la existencia de la hoja con un conteo de los productos que más vendes.

¿Cuándo se queda corto Excel?

Estas son las señales de que la hoja ya no da para más:

Si te reconoces en dos de estas, el siguiente paso está en cómo pasar del cuaderno o Excel a un sistema.

¿Puedo pasar mi Excel a Tiva?

Sí. En el inventario de Tiva descargas una plantilla de Excel, copias en ella tus columnas de nombre, unidad, cantidad, costo y precio, y la subes. La plantilla te marca con ✓ o ✗ si falta un dato obligatorio. Desde ahí, cada venta descuenta la existencia y cada compra la suma, sin anotar nada aparte, y cada movimiento queda en el kardex con su motivo.

Si un día necesitas la hoja de nuevo, descargas tu inventario completo en Excel con existencias, costos, precios y valor. Funciona sin internet y no instalas nada: entras desde la web.