Merma de inventario: qué es y cómo reducirla
Los tipos de merma, cómo calcularla en unidades, en dólares y en porcentaje con la bodega de ejemplo, y qué hacer con cada causa para que deje de crecer.
Equipo de Tiva · · 7 min de lectura
La merma es la mercancía que pierdes sin venderla: lo que se daña, se vence, se roba o desaparece por errores de registro. Se calcula restando lo que contaste a lo que debería haber según tu registro, y se mide en dólares a costo y como porcentaje de las ventas. Para reducirla, registra cada salida con su motivo.
¿Qué es la merma de inventario?
Es la diferencia entre la mercancía que compraste y la que vendiste o todavía tienes. Hay dos clases. La merma conocida es la que ves y anotas: una botella rota, un paquete vencido. La desconocida es la que aparece al contar: el registro dice 17 botellas de aceite y en el estante hay 16.
La conocida se controla anotándola. La desconocida es la que preocupa, porque no sabes cuándo pasó ni por qué, y para encontrarla necesitas el kardex de cada producto.
¿Qué tipos de merma hay?
| Tipo | Ejemplos | ¿Se ve cuando pasa? |
|---|---|---|
| Daño | Botellas rotas, empaques abiertos, productos golpeados | Sí |
| Vencimiento | Lácteos, pan, medicinas, alimentos fuera de fecha | Sí, si revisas las fechas |
| Robo de clientes | Productos pequeños y de valor que desaparecen del estante | No |
| Robo interno | Mercancía que sale sin pasar por la caja | No |
| Errores de registro | Ventas que no se anotan, compras mal cargadas | No |
| Errores del proveedor | Te entregan menos de lo que dice la factura | Solo si cuentas al recibir |
Lo que tomas para la casa o para el local no es merma, pero si no lo anotas como consumo, en el conteo aparece como si lo fuera.
¿Cómo se calcula la merma?
- Merma en unidades = existencia según tu registro − existencia contada.
- Merma en dólares = unidades perdidas × costo de cada unidad.
- Porcentaje de merma = merma del mes en dólares ÷ ventas del mes × 100.
Así quedó el mes de la bodega de ejemplo. Primero, la merma desconocida que salió del conteo de los productos que más vende:
| Producto | Según el registro | Contado | Faltan | Costo | Merma |
|---|---|---|---|---|---|
| Aceite 1 litro | 17 | 16 | 1 | 2,57 $ | 2,57 $ |
| Harina de maíz 1 kg | 95 | 92 | 3 | 0,90 $ | 2,70 $ |
| Refresco 2 litros | 30 | 28 | 2 | 1,60 $ | 3,20 $ |
| Atún en lata 170 g | 36 | 32 | 4 | 1,15 $ | 4,60 $ |
| Total desconocida | 13,07 $ |
Y la merma conocida, la que se anotó durante el mes:
| Motivo | Qué fue | Merma |
|---|---|---|
| Merma o daño | 3 botellas de aceite rotas a 2,57 $ | 7,71 $ |
| Vencido | 6 panes de sándwich a 1,80 $ | 10,80 $ |
| Total conocida | 18,51 $ |
En total, 31,58 $ en el mes. Sobre 6.000 $ de ventas es un 0,53 %, que parece poco. Pero esa bodega deja 205 $ al mes antes de lo que retira el dueño, como se ve en cómo saber si tu negocio está ganando, y la merma se lleva el 15 % de eso. Con un margen del 25 %, recuperar esos 31,58 $ exige vender 126 $ más.
¿Cuánta merma es normal?
No hay una cifra oficial para los comercios venezolanos, y los porcentajes que circulan en internet vienen de supermercados de otros países, con otros productos y otros controles. La referencia útil es la tuya: calcula el porcentaje cada mes y mira si sube o baja. Si sube dos meses seguidos, o si siempre faltan los mismos productos, hay una causa que buscar.
¿Por qué se produce y cómo se reduce cada causa?
| Causa | La señal | Qué hacer |
|---|---|---|
| Vencimientos | Lo nuevo queda adelante y lo viejo se vence atrás | Pon adelante lo que vence primero, revisa fechas cada semana y rebaja lo que está por vencer antes de perderlo. |
| Daño | Roturas en los mismos estantes o al descargar | Revisa cómo se apila y se baja la mercancía, y reclama al proveedor lo que llega dañado. |
| Errores de registro | Diferencias que aparecen y desaparecen entre conteos | Registra las compras el día que llegan y cada venta en el momento. |
| Proveedor que entrega menos | Faltan unidades justo después de una compra | Cuenta al recibir, delante del repartidor, y firma solo lo que llegó. |
| Robo de clientes | Faltan productos pequeños y caros | Ponlos cerca de la caja o a la vista de quien atiende. |
| Robo interno | Las diferencias coinciden con ciertos turnos | Un usuario por empleado, cierre a ciegas y conteos sin aviso de los productos que más faltan. |
Para la parte de la caja, los controles están en cómo evitar pérdidas en la caja con empleados.
¿Qué haces con la mercancía que está por vencer?
La merma por vencimiento es la más fácil de reducir, porque se ve venir. Una rutina semanal para los productos con fecha:
- Revisa las fechas un día fijo de la semana, empezando por lácteos, pan y charcutería.
- Pasa adelante lo que vence antes y deja atrás lo que acaba de llegar.
- Lo que vence en los próximos días, rebájalo o véndelo en combo con un producto de mucha salida. Recuperar el costo es mejor que botarlo.
- Pregúntale a tu proveedor si recibe devoluciones de producto por vencer, y en qué plazo.
- Compra menos cantidad de los productos que se te vencen seguido, aunque el pedido salga un poco más caro por unidad.
- Lo que se venza, anótalo como vencido con su cantidad. Así sabes cuánto te cuesta cada mes y en qué productos.
¿Cómo registras la merma para poder medirla?
- Anota cada salida que no es venta el mismo día, con la cantidad y el motivo.
- Usa siempre los mismos motivos: merma o daño, vencido, consumo interno, consumo del dueño, robo o pérdida, regalo o muestra, ajuste de conteo.
- Cuenta una vez al mes los productos que más vendes y los de más valor.
- Registra cada diferencia como ajuste de conteo, sin borrar el número anterior.
- A fin de mes, suma la merma por motivo y compárala con el mes anterior.
- Elige la causa que más dinero cuesta y trabaja solo en esa durante el mes siguiente.
Cómo organizar los conteos por zonas, sin cerrar el negocio, está en cómo controlar el inventario de una bodega.
¿Cómo lo lleva Tiva?
En el inventario de Tiva registras cada salida de mercancía con su motivo: merma o daño, vencido, consumo interno, consumo del dueño, robo o pérdida, regalo o muestra, devolución a proveedor, préstamo, ajuste de conteo u otro. Cada salida guarda lo que costó, y en Inventario, Registros, ves todas las salidas con su motivo y su costo. Cada movimiento queda también en el kardex del producto, con la fecha y quién lo hizo.
A cada lote le puedes poner su fecha de vencimiento y en tu Inicio ves la mercancía por vencer. Cada empleado vende con su usuario y el cierre a ciegas evita que alguien cuadre la caja a su favor. Las salidas se pueden registrar sin internet y se suben solas al volver la conexión. No instalas nada: entras desde la web.
Preguntas frecuentes
La mercancía que pierdes sin venderla: lo que se daña, se vence, se roba o desaparece por errores de registro.
Resta lo que contaste a lo que dice tu registro y multiplica las unidades que faltan por su costo. Para el porcentaje, divide la merma del mes entre las ventas del mes y multiplica por 100.
La conocida la ves y la anotas cuando pasa, como una botella rota. La desconocida aparece al contar y no sabes cuándo ni por qué pasó.
No hay una cifra oficial para Venezuela. Lo útil es medir la tuya cada mes y actuar si sube o si siempre faltan los mismos productos.
No, pero hay que anotarlo como consumo. Si no, en el conteo aparece como mercancía perdida.
Pon adelante lo que vence primero, revisa las fechas cada semana y rebaja lo que está por vencer antes de perderlo.
Esto, Tiva lo hace solo
Ventas en dólares y bolívares con la tasa BCV, crédito, inventario y cierre de caja, aunque se vaya el internet. No instalas nada: entras desde la web.
