Qué es un kardex y cómo llevarlo en tu negocio
Qué es un kardex, qué columnas lleva, cómo se calcula el costo promedio y cómo usarlo para encontrar mercancía que falta. Con un kardex de ejemplo.
Equipo de Tiva · · 5 min de lectura
Un kardex es el registro de todas las entradas y salidas de un producto, en orden de fecha, con la existencia que queda después de cada movimiento. Sirve para saber cuántas unidades deberías tener, cuánto vale esa mercancía y, al compararlo con un conteo, cuánta se perdió y cuándo.
¿Qué es un kardex?
Es una tarjeta, una hoja o una pantalla por producto (la definición corta está en el glosario) donde se anota cada movimiento: la existencia con la que empezaste, cada compra, cada venta, cada devolución y cada salida que no es venta, como un producto dañado o vencido. Después de cada movimiento se anota cuántas unidades quedan.
La diferencia con una lista de inventario es la historia. La lista te dice cuánto hay hoy; el kardex te dice cómo llegaste a ese número. Por eso es la herramienta para responder preguntas como «¿por qué tengo menos aceite del que debería?».
¿Qué columnas lleva un kardex?
Un kardex completo lleva unidades y dinero. Este es el del aceite de 1 litro en una bodega de ejemplo durante dos semanas:
| Fecha | Motivo | Entra | Sale | Existencia | Costo promedio | Valor |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 nov | Existencia inicial | 10 | 10 | 2,40 $ | 24,00 $ | |
| 3 nov | Ventas del día | 6 | 4 | 2,40 $ | 9,60 $ | |
| 5 nov | Compra al proveedor, 24 a 2,60 $ | 24 | 28 | 2,57 $ | 72,00 $ | |
| 8 nov | Ventas del día | 10 | 18 | 2,57 $ | 46,29 $ | |
| 9 nov | Botella rota | 1 | 17 | 2,57 $ | 43,71 $ | |
| 12 nov | Ajuste por conteo (había 16) | 1 | 16 | 2,57 $ | 41,14 $ |
Si solo quieres controlar unidades, basta con fecha, motivo, entra, sale y existencia. Las columnas de costo sirven para saber cuánto dinero tienes en ese producto y para calcular la ganancia real de cada venta.
¿Cómo se calcula el costo promedio?
Cuando compras el mismo producto a precios distintos, el costo de las unidades que tienes es una mezcla. El método más usado en un comercio pequeño es el costo promedio:
- Toma el valor de lo que ya tenías: 4 botellas a 2,40 $ son 9,60 $.
- Súmale el valor de la compra nueva: 24 botellas a 2,60 $ son 62,40 $. En total, 72,00 $.
- Divide entre las unidades que quedan: 72,00 $ entre 28 botellas son 2,57 $ por botella.
- Ese es el costo de cada botella que vendas hasta la próxima compra.
Hay otros métodos, como el PEPS (primeras en entrar, primeras en salir), que usan algunas empresas por su contabilidad. Si llevas contabilidad formal, pregúntale a tu contador cuál usa. Para decidir precios y ver tu ganancia, el promedio es suficiente.
Lleva los costos en dólares. Si compras en bolívares, convierte con la tasa del día de la compra. Un costo guardado en bolívares parece más barato cada semana y te hace creer que ganas más de lo que ganas.
¿Cómo se usa el kardex para encontrar faltantes?
Comparándolo con un conteo. En el ejemplo, el kardex decía 17 botellas el 12 de noviembre y en el estante había 16. Falta una botella que no se vendió ni se registró como dañada.
Una botella puede ser un error. Lo que importa es el patrón. Si cada conteo de un producto da menos de lo que dice el kardex, y siempre en los mismos productos, tienes una pérdida que buscar: ventas que no se registran, mercancía que sale sin pasar por la caja o un proveedor que entrega menos de lo que factura. Para la parte de la caja, revisa cómo evitar pérdidas con empleados.
El ajuste se anota en el kardex con su motivo, como en la última fila del ejemplo. Nunca se corrige la existencia borrando el número viejo: si lo borras, pierdes la pista de cuánto se perdió.
¿Qué motivos de movimiento conviene usar?
| Motivo | Entra o sale | Ejemplo |
|---|---|---|
| Existencia inicial | Entra | Lo que había el día que empezaste el kardex. |
| Compra | Entra | Pedido del proveedor, con su costo. |
| Devolución de un cliente | Entra | El cliente trae un producto en buen estado. |
| Venta | Sale | Cada venta, o el total vendido del día. |
| Dañado o vencido | Sale | Botella rota, producto vencido. |
| Consumo propio | Sale | Lo que tomas para la casa o para el local. |
| Ajuste por conteo | Entra o sale | La diferencia entre el kardex y lo que contaste. |
Usar siempre los mismos motivos te permite sumar a fin de mes cuánto se dañó, cuánto se consumió y cuánto se perdió sin explicación.
¿Hace falta un kardex para todos los productos?
Si lo llevas a mano, no: empieza por los productos de más valor y por los que más se pierden. Llevar un kardex manual de 600 productos es mucho trabajo y termina abandonado. Con un sistema, en cambio, el kardex se llena solo con cada venta y cada compra, y ahí sí conviene tenerlo de todo.
En el inventario de Tiva cada cambio de existencia queda anotado solo en el kardex del producto, con el motivo («Venta», «Devolución», «Entrada de mercancía», «Compra»), la cantidad que entra o sale, la existencia que queda, la fecha y quién lo hizo. Las compras a proveedores suman la existencia y entran al kardex con su motivo. Cómo llevar el resto del inventario está en cómo controlar el inventario de una bodega.
Preguntas frecuentes
El historial de entradas y salidas de cada producto, en orden de fecha, con la existencia que queda después de cada movimiento.
Para saber cuánta mercancía deberías tener, cuánto vale y, al compararlo con un conteo, cuánta se perdió y en qué fechas.
Suma el valor de lo que tenías y el de la compra nueva, y divídelo entre las unidades que quedan. Ese es el costo de cada unidad hasta la próxima compra.
Los costos, en dólares. Si compras en bolívares, convierte con la tasa del día de la compra para que el costo no pierda valor.
Anota un ajuste con su motivo sin borrar lo anterior, y revisa si la diferencia se repite en los mismos productos. Si se repite, hay una pérdida que buscar.
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