Cómo controlar los gastos de un negocio pequeño
Gastos fijos, variables, compras de mercancía y retiros del dueño, cada uno en su sitio: cómo anotarlos, en qué moneda y cómo revisarlos cada mes.
Equipo de Tiva · Publicado el 12 de noviembre de 2026 · · 5 min de lectura
Para controlar los gastos de un negocio pequeño, separa los gastos fijos de los variables, no mezcles las compras de mercancía con los gastos, anota cada gasto el mismo día con la cuenta de donde salió y en su moneda, registra lo que retiras para ti y revisa una vez al mes cuánto gastas por cada dólar que vendes.
¿Qué gastos tiene un negocio pequeño?
Conviene ordenarlos en cuatro grupos, porque cada uno se controla distinto:
| Grupo | Ejemplos | Cómo se controla |
|---|---|---|
| Fijos | Alquiler, sueldos, internet, plan del teléfono, contador | Llegan cada mes; definen cuánto tienes que vender para no perder. |
| Variables | Bolsas, transporte, delivery, reparaciones, comisiones del punto | Suben y bajan con el movimiento; se revisan por categoría. |
| Compras de mercancía | Pedidos a proveedores | No son un gasto del mes: entran al inventario y se vuelven costo cuando vendes. |
| Retiros del dueño | Lo que sacas para tu casa | Se anotan aparte para que no parezca que falta dinero. |
El error más frecuente es meter las compras de mercancía con los gastos. Si un mes compras mucha mercancía para la temporada, parecerá que perdiste dinero cuando en realidad lo tienes en el estante.
¿Cómo se anota un gasto para que la caja cuadre?
En el momento en que lo pagas, con estos cuatro datos: qué fue, cuánto, en qué moneda y de qué cuenta salió. Un gasto pagado con la gaveta que no se anota aparece al cerrar como dinero que falta, y te pasas la noche buscando un error que no existe.
Si pagas en bolívares, anota también el equivalente en dólares con la tasa del día. Así podrás comparar los gastos de meses distintos sin que la tasa te engañe: 50.000 Bs de luz en un mes y 55.000 Bs al siguiente pueden ser el mismo gasto en dólares.
¿Por qué hay que anotar lo que sacas para ti?
Porque si tomas dinero de la caja y no lo anotas, ese dinero desaparece de las cuentas. Al cerrar el día parece un faltante, y al cerrar el mes parece que el negocio ganó menos o que alguien se llevó algo.
Lo más sano es fijarte un retiro, semanal o mensual, y sacarlo siempre de la misma forma. Así sabes cuánto vive tu casa del negocio y cuánto queda para reponer y crecer.
¿Cómo reviso los gastos cada mes?
Suma los gastos del mes por categoría y compáralos con tus ventas del mismo mes. Este es el mes de una bodega de ejemplo, todo en dólares:
| Categoría | Monto del mes | Por cada 100 $ vendidos |
|---|---|---|
| Alquiler | 350 $ | 5,8 $ |
| Sueldos | 600 $ | 10,0 $ |
| Luz, agua e internet | 120 $ | 2,0 $ |
| Transporte y delivery | 90 $ | 1,5 $ |
| Bolsas y empaques | 60 $ | 1,0 $ |
| Comisiones del punto y del banco | 75 $ | 1,3 $ |
| Total de gastos | 1.295 $ | 21,6 $ |
Con ventas de 6.000 $ en el mes, la bodega gasta 21,6 $ por cada 100 $ que vende. Si su margen sobre la mercancía fuera del 25 %, le quedarían 3,4 $ de cada 100 $. Ese cálculo completo está en cómo saber si tu negocio está ganando.
Mira qué categoría creció de un mes a otro. Muchas veces el problema no es vender poco, sino un gasto pequeño que se repite todos los días, como el delivery o las comisiones.
¿Qué gastos pequeños se escapan más?
Los que se pagan de a poco y en efectivo, porque ninguno parece importante. Multiplicados por los días que abres, cambian el mes. Ejemplos de la bodega de ejemplo, con 26 días abiertos:
| Gasto pequeño | Al día | Al mes |
|---|---|---|
| Delivery de un proveedor que no reparte | 3,00 $ | 78,00 $ |
| Café y comida del personal | 2,50 $ | 65,00 $ |
| Bolsas extra que se regalan | 1,00 $ | 26,00 $ |
| Recargas de teléfono para el negocio | 0,50 $ | 13,00 $ |
| Total | 7,00 $ | 182,00 $ |
Ninguno está mal en sí. El problema es no verlos: 182 $ al mes son más de la mitad del alquiler de esa bodega. Anotarlos todos los días es lo que te deja decidir cuáles mantener.
¿Cómo sé cuánto tengo que vender para cubrir los gastos?
Con tus gastos fijos y tu margen. Si tus gastos fijos son 1.070 $ al mes y ganas el 25 % de cada venta, necesitas vender 4.280 $ al mes solo para no perder. Es el punto de equilibrio, y lo explicamos paso a paso en punto de equilibrio: cuánto vender para no perder.
¿Cómo lo lleva Tiva?
En la caja de Tiva anotas cada gasto, fijo o variable, y eliges de qué cuenta sale. El saldo de esa cuenta baja en el momento, así que el cierre de caja ya lo tiene en cuenta. Si te equivocas, lo anulas y el dinero vuelve a su cuenta. Las compras a proveedores van por inventario, separadas de los gastos.
Preguntas frecuentes
Todos los que salen del negocio, incluidos los pequeños y lo que retiras para ti. Los pequeños que se repiten son los que más se escapan.
No en el mes en que la compras. Entra al inventario y se vuelve costo cuando vendes el producto. Si la mezclas con los gastos, un mes de mucha compra parece un mes de pérdida.
Compara cada mes tus gastos con tus ventas. Si gastas más por cada 100 $ vendidos que el mes anterior, o si los gastos crecen más rápido que las ventas, tu ganancia se está achicando.
En la moneda en que los pagaste y en la cuenta de donde salieron, y además su equivalente en dólares con la tasa del día para comparar meses.
Lo que quede después de cubrir los gastos y reponer la mercancía. Fíjate un retiro semanal o mensual y anótalo siempre.
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